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CMS (Content Management System)

Professionelle Redaktionsysteme (Open Source CMS)

Unter Content Management System (CMS) oder Redaktionssystem versteht man die Software für einen Internet-Auftritt, der vollständig dynamisch generiert wird und mit einfachsten Kenntnissen selbst aktualisiert werden kann. Die eingesetzten Open Source-Lösungen wie z.B. TYPO3 oder eZ Publish sind kostenlos (unter GNU General Public License) und werden ständig weiter entwickelt.

Hier erfahren Sie mehr über CMS

Content Management Systeme dienen dazu, die Inhalte von Websites komfortabel pflegen zu können. Es wird ein einheitliches Design festgelegt, in dem alle Inhalte der Website erscheinen. Verschiedene Benutzer können so die Inhalte der Website aktualisieren, ohne sich um das Layout oder die Menüstruktur kümmern zu müssen.

Was ist ein CMS?

Ein Content Management System (CMS) oder Redaktionssystem ist eine Software-Lösung, mit der die drei Bereiche Design, Struktur und Inhalt einer Internet-Präsenz verwaltet werden können. Unabhängig voneinander lassen sich diese Bereiche mit leistungsstarken Funktionen bearbeiten.

Ein Content Management System wie TYPO3 dient auch zur Reduzierung von Standard-Prozessen und Automatisierung von Verwaltungsaufgaben.

Um die Unabhängigkeit von Einzelpersonen zu gewährleisten, ist die Dezentralisierung der Aufgaben rund um eine Website von großer Bedeutung. Mit TYPO3 ist man nicht auf eine festgelegte Anzahl von Mitarbeiter beschränkt.

Heutige CMS verfügen über mehrere Kernaufgaben

einfachere Bedienung weitestgehend ohne HTML-Kenntnisse
umfangreiche Benutzer- und Rechteverwaltung
Browserkompatibilität gewährleisten
Steuerung und Automatisierung von Aufgaben (Workflow-Vorgänge)
Überprüfung von Abhängigkeiten bei Links, Inhalten und so weiter
Flexibilität bei der Integration in bestehende Abläufe

CMS = Content Management System

Content Management Systeme dienen dazu, die Inhalte von Websites komfortabel zentral zu pflegen. Hierbei wird ein einheitliches Design festgelegt, in dem alle Inhalte der Website erscheinen. Nun können verschiedene Benutzer die Inhalte der Website pflegen ohne sich Gedanken über Layout oder Menüstrukturen machen zu müssen.

Trennung von Inhalt, Struktur und Design

Ein Content Management System trennt die Inhalte von der Struktur und dem Design. Dadurch bleibt das festgelegte Design immer erhalten, auch wenn mehrere Mitarbeiter an der Website arbeiten.

Vordefinierte Gestaltungsmöglichkeiten

Diese strikte Trennung bringt eine Vielzahl nützlicher Effekte mit sich: Durch die Entkopplung von Inhalt und Design kann die Gestaltung der kompletten Website in vergleichsweise kurzer Zeit vollständig verändert werden. Die Inhalte bleiben von dieser Änderung unberührt erhalten.

Weiters wird gewährleistet, dass die gesamte Webpräsenz in einem einheitlichen Design bleibt. Denn Redakteure haben nur vordefinierte Gestaltungsmöglichkeiten.

Recycling

Die Entkopplung von Inhalt und Struktur ermöglicht die Wiederverwendung der Inhalte auch in anderen Medien. So kann ein geeignetes CMS die gleichen Inhalte sowohl für eine normale Webseite als auch für eine WAP-Seite verwenden, ohne dass sich der Redakteur Gedanken über die technische Realisierung machen muss.

Zentral wird festgelegt, welche Darstellungsform für welches Medium benutzt wird. Hierbei sei angemerkt, dass leistungsfähige CMS sowohl digitale als auch klassische Printmedien mit Inhalten versorgen können.

Umfassende Datenpflege ohne Programmier-Kenntnisse

Mit einem CMS kann jeder, der bereits mit Computern gearbeitet hat, seinen redaktionellen Beitrag zu einer Webseite beisteuern: ohne komplizierte technische Details verinnerlichen zu müssen.

Durch die komplette Entkopplung von allen technischen Aspekten können sich die Redakteure auf ihre eigentliche Aufgabe konzentrieren: die Eingabe und Pflege von Inhalten.

Selbst um das Formatieren von Inhalten oder um das Anpassen von Bildern brauchen sich Redakteure nicht mehr zu kümmern. Das System übernimmt automatisch die Adaption der jeweiligen Inhalte an das vorgegebene Design.

Designer/Grafiker

Kommt ein CMS zum Einsatz, spielen technische Details auch für Designer und Grafiker nur noch eine untergeordnete Rolle. Sie können sich gezielt auf die Gestaltung konzentrieren.

Die Programmierung der Webstruktur wird ausschließlich von den Entwicklern übernommen. Entscheidet man sich für eine fertige, bereits vorhandene Grundstruktur, ist der Aufwand für die Programmierung gering.

Programmierer

Die Einzigen, die bei einem CMS mit der Entwicklung des "Gerüsts" zu tun haben, sind hochspezialisierte Programmierer. Diese setzen die Ideen der Gestalter in eine entsprechende Struktur um, die dann von den Redakteuren mit Inhalten gefüllt wird.

Mit Hilfe eines CMS kann sich jeder auf seine persönlichen Stärken konzentrieren und seinen optimalen Beitrag für die Webpräsenz leisten.

Inhalte mehrfach nutzen

Einmal in das CMS eingegeben, können alle Inhalte beliebig oft an mehreren Stellen verwendet werden. Die Zeitersparnis ist enorm: sowohl die Gestaltung der Webseite als auch deren Korrektur wird beschleunigt.

Von Vorteil ist auch die Möglichkeit, Inhalte beliebig oft an verschiedensten Stellen zu integrieren. Der mehrfach verwendete Inhalt wird aber nur einmal im System abgelegt.

Für Sie bedeutet dies, dass Sie mit nur einer Änderung alle Verwendungsstellen auf einen Schlag aktualisiert haben. Richtig eingesetzt, kann hier viel Zeit gespart werden. Außerdem wird dadurch sichergestellt, dass alle Vorkommen gleichen Inhalts identisch sind.

Eine Mehrfachverwendung von Datensätzen ist auch für kleinere Websites nicht abwegig. Ein Beispiel dafür ist die Nutzung von Website-Inhalten als Teil eines HTML-Newsletters.

Inhalte zentral speichern und dezentral pflegen

Die technischen Vorzüge einer zentralen Datenverwaltung werden in einem CMS mit den Vorzügen einer dezentrale Datenpflege optimal verbunden. Ein CMS speichert alle nötigen Daten zentral auf einem dafür vorgesehen Server oder Servercluster.

Dieser zentrale Datenbestand wird für die automatische Generierung der Webseite herangezogen. Auf diese Weise ist die Webseite jederzeit für alle Besucher auf dem gleichen Stand. Die zentrale Speicherung der Daten hat zusätzlich eine Reihe von technischen Vorteilen. Ein wichtiger Punkt ist die Sicherheit und Konsistenz der Daten. Alle Redakteure greifen auf den selben Datenbestand zu. Dadurch werden Konflikte durch gleichzeitiges Bearbeiten und Ändern einer Seite durch mehrere Redakteure vermieden.

Eine Erhöhung der Datensicherheit ergibt sich aus der zentralen Datensicherung der Webpräsenz. Durch regelmäßige Sicherung der zentralen Daten ist stets der aktuelle Stand einer Website auf Datenträgern verfügbar.

Darüber hinaus bieten einige CMS eine dezentrale Pflege und Bearbeitung der Daten an. Hier gibt es eine Vielzahl von Verfahren. Die wohl überzeugendste Möglichkeit ist der Zugriff über einen Webbrowser. Dadurch können die Inhalte der Website von jedem Rechner mit Internet-Zugang aus bearbeitet werden. Der Standort des Rechners sowie dessen Betriebssystem sind irrelevant.

Eine nicht zu vernachlässigende Funktion ist die Versionskontrolle. Sollten durch eine fehlerhafte Bearbeitung bestimmte Dateninhalte überschrieben worden sein, kann über eine Versionskontrolle der alte Stand wiederhergestellt werden.

Inhalte personalisiert und situationsabhängig steuern

Eine automatische Steuerung der Inhalte Ihrer Website ist mit einem CMS kein Problem. Für eingegebene Inhalte können Sie leicht festlegen wer, was, wann in welchem Umfang sehen darf.

Die Bereitstellung von situationsbedingten und personalisierten Informationen ist eine sehr wichtige Eigenschaft. Für alle Inhalte lassen sich zeit- und benutzerabhängige Beschränkungen in das System eingeben.

Auf diese Weise lassen sich Bereiche definieren, die nur für einen bestimmten Teil der Besucher zugänglich sind. Ebenso lassen sich Inhalte einspielen, die nur an speziellen Wochentagen oder zu besonderen Uhrzeiten angezeigt werden.

Auch hier können Sie Zeit bei der Pflege Ihrer Webpräsenz einsparen. Zum einen haben Sie die Möglichkeit, Inhalte vor deren eigentlichem Erscheinen einzugeben und ein Erscheinungsdatum festzulegen. Die Daten werden dann automatisch zum gegebenen Zeitpunkt vom CMS freigeschalten. Zum Anderen können Sie Inhalte für einen bestimmten Zeitraum freischalten, ohne den entsprechenden Inhalt nach Ablauf der Zeitspanne von Hand wieder zu sperren.

Durch diese Funktion können Sie also beispielsweise schon freitags die Aktualisierung für das Wochenende vornehmen, ohne dass ein Mitarbeiter die neuen Inhalte am Wochenende freischalten oder sperren muss.

Inhalte können auch abhängig vom Browser ausgegeben werden. Auf diesem Weg werden nur für den Browser speziell optimierte Seiten generiert, um eine möglichst hohe Darstellungsqualität zu erreichen.

Rollen- und Benutzer-Verwaltung

Mittels CMS können sowohl die Benutzer als auch die Redakteure der Website mit unterschiedlichen Zugriffsrechten ausgestattet werden. Jeder kann nur das sehen beziehungsweise bearbeiten, was Sie für richtig halten.

Content Management Systeme bieten in der Regel eine Benutzer- und Rollenverwaltung für Redakteure und Administratoren. Jeder Mitarbeiter erhält seinen eigenen passwort-geschützten Zugang zum System.

Festgelegte Kompetenzen

Das dazugehörige Rollen- und Rechtesystem sorgt dafür, dass der jeweiligeMitarbeiter nur die Beiträge bearbeiten kann, die für ihn von Relevanz sind. Für ihn nicht freigegebene Bereiche kann er nicht bearbeiten oder bekommt sie gar nicht erst angezeigt. Auf diese Weise kann niemand unkontrolliert wichtige Bestandteile der Webpräsenz verändern oder gar zerstören.

Sonderrechte

Zusätzlich lassen sich diverse Sonderrechte oder -rollen vergeben. So kann zum Beispiel ein Verantwortlicher für die Freigabe von Beiträgen und neuen Seiten bestimmt werden. Während die Einen die Webseiten erstellen und bearbeiten können, kann dieser "Chefredakteur" die neu erstellten oder geänderten Seiten freigeben und online stellen.

Einbindung in den internen Workflow

Mit einer solchen Rollenverteilung lassen sich mehrstufige Workflow-Prozesse schaffen, die es ermöglichen, kontrolliert und effektiv mit vielen Mitarbeitern und Mitarbeitergruppen an einer großen Internet-Präsenz zu arbeiten.

Kontrolle zu jedem Zeitpunkt

Ein CMS bietet jederzeit die volle Kontrolle. Die Rollenverwaltung sorgt für klare Kompetenzen im Workflow. Die Benutzerverwaltung steuert die Zugriffsbeschränkungen. Verschiedene Kontrollmechanismen protokollieren Zugriffe und Änderungen aller Webseiten.

Ein gutes Content Management System beinhaltet eine Vielzahl von Kontroll- und Sicherheitsfunktionen, die Ihnen eine umfassende Kontrolle über Ihre Webpräsenz bieten. Besonders wichtig ist eine gute Benutzerverwaltung und Rollenverteilung.

Protokoll-Funktionen ermöglichen eine Kontrolle der Logins aller Mitarbeiter sowie aller Loginversuche nichtautorisierter Personen. Zugriffe der Benutzer werden nachvollziehbar und helfen zu entscheiden, an welcher Stelle die Website erweitert und angepasst werden sollte.

Fehlerfreie interne Verknüpfung

Fehlerhafte Links und Verweise sind kein Zeichen von Professionalität. Ein CMS bietet Ihnen die Sicherheit, dass interne Verknüpfungen stets fehlerfrei und verfügbar sind.

Viele Content Management Systeme bieten umfangreiche Tools zur internen Verknüpfung von Seiten. Hierzu wird häufig ein "Link Browser" zur Verfügung gestellt, um die korrekte Verknüpfung einzelner Seiten zu gewährleisten. Ein gutes CMS kann auch die Prüfung von internen Links übernehmen, um fehlerhafte Verknüpfungen auf bereits gelöschte Seiten zu vermeiden. Dadurch wird das professionelle Erscheinungsbild gewahrt. Ärgerliche "Sackgassen" und Fehlermeldungen gehören der Vergangenheit an.

Ferner kann ein CMS auch die direkte Konvertierung externer Links übernehmen, wodurch Tippfehler vermieden und die Integrität des Internet-Auftritts gewährleistet wird. In vielen Systemen steht ein Assistent zur Verfügung der sowohl die Einrichtung von internen und externen Links als auch die Verknüpfung mit E-Mail-Adressen vereinfacht.


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